選考辞退・入社承諾前辞退を防ぐには？原因から考える3つの防止策

応募者が選考中や最終選考合格後に辞退する理由は何でしょうか。一人ひとり状況が異なるので、辞退に至る理由もさまざまですが、原因を分解してみると大きく3つが考えられます。

• 原因1：他社決定によるもの
• 原因2：処遇・待遇条件面での不一致
• 原因3：選考スケジュールの調整不全

原因1：他社決定によるもの

「他社の文化・サービスにより共感した」「他社の教育体制や研修が充実しており、自身のキャリアパスが鮮明に描けた」「他社のほうが条件が良かった」など、他社と比べられて辞退されてしまうケースです。応募者は複数社に応募し、並行して選考を受けていることが一般的です。選考を通していかに仕事のやりがいや自社の魅力を伝えられるか、応募者の不安を払拭し、自社で働くイメージを持ってもらえるかが重要になります。「ぜひ採用したい」と思っていた応募者に辞退されてしまうのは、不安な点を残したまま選考が進んでしまったからかもしれません。情報の伝え方や情報量を見直してみましょう。

原因2：処遇・待遇条件面での不一致

「採用ポジションがやりたい仕事と一致しなかった」「給料、労働時間、福利厚生などの条件面で折り合いがつかなかった」など、応募者の希望条件と一致しなかったケースです。条件の不一致はやむを得ない理由ではありますが、条件が一致しなかった場合でも、「面白そうな仕事だ」「魅力的な会社だ」と思ってもらえたかどうかは重要です。すべての希望が満たされなくても転職する方は多くいます。選考過程で仕事のやりがいや会社の魅力、採用したい熱意を十分伝えきれていたか見直してみましょう。

原因3：選考スケジュールの調整不全

「面接の候補日が少なく、調整がつかない」「選考回数が多く、仕事に穴をあけられない」などの理由で辞退されてしまうケースです。応募者は働きながら転職活動することも多く、仕事の合間を縫って面接にいくため、選考フローが長引くとそれだけで辞退の理由となってしまいます。応募者と会うための障壁になっている原因はできるだけ取り除き、機会損失を減らす工夫が必要です。

応募者が辞退する原因を3つに分解しました。次に、原因を元に対策を考えていきます。選考中はどの段階であっても「応募者の入社意思を下げない」ことが大切です。「入社したい」という意向が強い状態で採用通知を出すことが、辞退の抑止にもつながります。ポイントは1情報量、2入社意思を下げない、3選考スピードの3つです。対策方法をそれぞれ紹介します。

• 対策1：求人情報の見直しをする
• 対策2：入社意思が上がる面接の工夫
• 対策3：選考スピードを速める

対策1：求人情報の見直しをする

求人情報は応募者が自社に興味を持つ最初のきっかけです。最低限の情報が書かれている求人情報よりも、より具体的な求人情報のほうが入社後のイメージが湧きやすく、応募後のミスマッチを抑制できます。

対策2：入社意思が上がる面接の工夫

面接は応募者のスキルの確認や適性を判断するためだけの場ではありません。応募者の気持ちを「興味を持ち応募した」から「入社したい」に発展させることができる場でもあります。

応募者は、面接の過程で仕事への興味を深め、企業理念に共感し、入社の意思を固めます。面接中の「企業の対応」や「面接官の印象」などでも、応募者の志望度合いは変化していきます。面接を通して、「仕事内容や商品・サービスの理解ができた」「企業の取り組みや理念に共感した」という状態になることを目指しましょう。入社意思が上がる面接の工夫ポイントは3つあります。

対策3：選考スピードを速める

doda人材紹介サービスで書類選考日数と採用決定率の関係を調査したところ、書類選考日数が短いほど、採用決定率が高まる傾向になることが分かっています。

※データ集計期間：2023年2月～2024年2月。

※直近1年間の各社の書類選考結果と日数を集計。書類選考が20日以上経過している場合は一律20日として集計。

つまりこのグラフは、選考スピードを速めることで、応募者の入社意思を下げずに選考できるということを示しています。選考スピードを速めるための具体的なポイントは次の2つです。

ポイント1：面接日程（曜日・時間）のバリエーションを増やす

応募者の多くは働きながら転職活動をしています。面接可能な日程が少ないと時間調整が難しくなり、選考辞退につながります。会えないことによる機会損失は、面接可能な曜日や時間を増やすことで回避できます。また、仕事をしながらでも面接に行けるよう、朝早い時間や夜遅めの時間など、応募者に配慮した日程を提示できるとさらに良いでしょう。

ポイント2：選考フローを見直す

選考回数を減らせないか、選考期間を短くできないかを検討してみることも大切です。確認事項を整理して、面接で確認すべきこととそれ以外でも確認できることに分け、面接ではスキルレベルや実務経験、能力などに絞って確認するように見直しを行えば、選考フローが短縮できます。

上記の改善案（1）は、一次面接と二次面接を1回で行い、選考フローを短縮している例です。改善案（2）は、採用担当者による面接を電話面接という形式に変更することで選考期間を短縮しています。ただし選考回数が減ることで、採用後のミスマッチにつながる可能性もあるため、面接回数を減らした分を社員との懇談会に変更したり、電話面接の会話の中で不安点を聞き出したりと、フォローを十分行うことが大切です。

採用基準の見直しも行うと効果的

有効求人倍率の高まりもあり、人材の採用が難しくなっています。仕事や会社の魅力を十分伝えられても、転職市場の相場よりも採用基準が高く設定されていると、条件不一致で辞退となってしまう要因にもつながります。採用基準は採用におけるものさしとなる指標のため、安易に変えてはいけないものではありますが、市況感に合わなくなってしまっている場合は、見直したほうが良いかもしれません。

採用連絡を受けた後の応募者には、新しい職場への期待ばかりでなく、不安もあるでしょうし、就業中なら現在の職場との退職交渉などで心理的に不安定になることもあります。応募者の不安解消に努め、入社意思が固まるようにフォローすることが大切です。

社員との懇親会、自社情報を掲載したメールマガジン発信などを通して連絡を密に取り合い、応募者が気楽に相談できる雰囲気を作ることを心掛けましょう。退職に伴うトラブルが起きることを想定し、法務部門や顧問弁護士と連携しておくとより安心です。また、採用連絡後にオファー面談を行うことも、不安解消や入社意思を固める上で効果的です。

応募者は選考の過程で「企業の対応」や「面接官の態度」を見て、志望度合いが変化していきます。企業が応募者を選考しているのと同様に、企業もまた応募者に選考されているという意識を持つことが大切です。面接では応募者と面接官という関係でも、一歩外に出れば応募者が自社の取引先になる可能性もあります。面接の印象が企業の印象になり、応募者に良い印象を持ってもらうことができれば、自社のファンを作る「企業ブランディング」の活動につながります。採用担当者は、面接官であると同時に最終選考合格までのサポーター・メンターでもあります。不安点や疑問点の払拭はもちろんのこと、場合によっては模擬面接・面接アドバイスなどを行うことも視野に入れ、採用成功につなげましょう。